La presentación de las informativas cuatrimestrales para el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es una obligación clave para las empresas que ofrecen servicios especializados. Este proceso se realiza en el periodo del 1 al 17 del mes posterior al término del cuatrimestre, puede parecer complejo, pero con la información correcta y herramientas adecuadas, cumplir con esta obligación será mucho más sencillo. A continuación, exploramos todo lo que necesitas saber para cumplir de manera efectiva.
¿Qué es el REPSE?
El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) se implementó como parte de las reformas laborales en México, buscando garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales de las empresas de subcontratación.
¿Qué son las informativas cuatrimestrales para REPSE?
Las informativas cuatrimestrales son reportes obligatorios que deben presentar las empresas registradas en el REPSE ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Estas informativas tienen como objetivo garantizar la transparencia en la contratación de servicios especializados, cumpliendo con las disposiciones de la Reforma Laboral de 2021.
Contenido de las informativas:
- Nóminas de los trabajadores vinculados al servicio especializado.
- Contrato celebrado con el beneficiario del servicio.
- Pagos al IMSS, Infonavit y retenciones de ISR de los empleados.
- Cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales.
Fechas clave: ¿Cuándo debo presentar las informativas?
Los periodos de presentación son:
- Enero: Del 1 al 17 de enero (correspondiente a septiembre-diciembre del año anterior).
- Mayo: Del 1 al 17 de mayo.
- Septiembre: Del 1 al 17 de septiembre.
Es crucial cumplir dentro de estos plazos para evitar sanciones administrativas o la pérdida del registro REPSE.
Aspectos técnicos de la presentación
Cumplir con esta obligación requiere atender ciertos aspectos técnicos:
Documentos necesarios:
- Nómina desglosada de empleados asociados al servicio especializado.
- Contrato registrado ante el REPSE.
- Comprobantes de pago de cuotas al IMSS e Infonavit.
- Declaración de retenciones fiscales de ISR.
Plataformas de presentación:
Ambas plataformas exigen subir la información en formatos específicos, como archivos CVS o PDF.
Como presentar los Informes en SISUB
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Acceso a la Plataforma SISUB
- Ingresa al portal empresarial del INFONAVIT con tu Registro Patronal y contraseña, accede al apartado SISUB usando tu e.firma.
- Asegúrate de contar con todos los datos necesarios: contratos registrados, lista de empleados y beneficiarios.
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Envió de Información
Encontrarás las siguientes opciones para la carga de información:- Presentar informe
- Presentar informe sin actividad
- Mensajes
Podrás presentar el informe de tres maneras:
- Normal
- Complementario: está destinado para los casos en que existan modificaciones o actualizaciones en la documentación.
- Datos continuos: aplica para los contratos vigentes que se hayan celebrado durante algún cuatrimestre anterior.
Si vas a presentar un Informe con actividad descarga los Layout y captura la información que te solicita.
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Presentar Informe
Informe de patrones que realizaron servicios y obras especializadas poniendo a disposición trabajadores- Selecciona el cuatrimestre que corresponde al periodo en que estás presentando tu informe.
- Para cargar tus archivos “.csv”, haz clic en Elegir archivo y selecciona el formato, o bien, arrastra desde la ubicación de tu archivo y colócalo en el recuadro para que se adjunte.
- Una vez que hayas cargado tus archivos, haz clic en el botón Validar.
- Una vez validado, el estatus de tu caso se mostrará como “En generación de acuse”. Posteriormente, el estatus cambiará a “Cerrado” y mostrará el acuse. Ahora podrás hacer la descarga de tu acuse de recibo electrónico. Este documento es la evidencia de que cumpliste con la obligación.
Puntos Clave a Considerar
- Exactitud en la Información: Cada dato debe coincidir con los contratos y las nóminas presentadas.
- Uso de Plantillas Oficiales: Emplea los formatos requeridos por la plataforma para evitar errores al cargar la información.
- Fechas de Entrega: No esperes hasta el último día, ya que el sistema puede saturarse.
Como cargar la Información a ICSOE
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Ingreso a la Plataforma ICSOE
- Ingresa al portal de la STPS y selecciona la opción ICSOE.
- Utiliza tu RFC y Contraseña para acceder. Asegúrate de tener la información lista en formato Excel, como lo exige la plataforma.
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Carga de Contratos y Nóminas
- Sube los archivos PDF de contratos vigentes y nóminas correspondientes al periodo a reportar.
- Revisa que los datos estén completos, incluyendo los RFC de los beneficiarios y los montos exactos de los pagos realizados.
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Validación de la Información
- Antes de finalizar, verifica cada campo cargado para evitar rechazos.
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Conclusión del Envío
- Guarda el acuse que genera ICSOE como comprobante del cumplimiento. Este documento puede ser solicitado en auditorías futura
Si utilizas una herramienta como SIFO REPSE, el sistema automatiza estos procesos, asegurando que la información esté lista para cargarse directamente.
Puntos Clave a Considerar
- Cumple con los Requisitos de Forma: Usa los formatosoficiales y sigue las especificaciones exactas.
- Validez de los Contratos: Los contratos deben estar vigentes y firmados por ambas partes.
- Revisión de las Nóminas: Cada empleado asociado a un contrato debe estar incluido en las nóminas cargadas.
Errores comunes a evitar:
- Reportar información incompleta o inconsistente.
- No verificar que los empleados reportados coincidan con las nóminas presentadas.
- Usar formatos desactualizados.
Automatización a través de SIFO
Cumplir con estas obligaciones puede ser un reto, pero SIFO simplifica el proceso con su herramienta de automatización:
Ventajas de SIFO para REPSE:
Ingresar los Conceptos Facturados
Deberás incluir los bienes o servicios que estás facturando, especificando:
- Registro de contratos y beneficiarios en un sistema centralizado
- Carga automatizada de nóminas de SIFO te permite cargar los XML de nomina para asociar empleados a los contratos registrados.
- Generación automática de los formatos requeridos por ICSOE y SISUB con la información completa.
- Evita errores humanos, gracias a sus validaciones integradas, aseguras que la información esté completa y correcta.
Con SIFO, simplificas todo el proceso, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores que podrían resultar en sanciones.
Conoce más sobre las herramientas REPSE de SIFO.
Recomendaciones para Cumplir Correctamente
Para evitar sanciones y cumplir de manera eficiente, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:
Mantén actualizados los contratos, las nóminas y los comprobantes fiscales.
Realiza registros mensuales para evitar acumulación de trabajo.
Plataformas como SIFO facilitan la generación de reportes.
Verifica que los contratos y servicios estén registrados correctamente.
Familiarízate con el uso de ICSÓE y SISUB para evitar errores en la carga de información.
No dejes la entrega para el último momento; esto te permitirá resolver cualquier inconveniente.
Si tienes dudas, busca apoyo de especialistas en cumplimiento fiscal y laboral.
Conserva copias de todos los reportes enviados como evidencia de cumplimiento.
La presentación de las informativas cuatrimestrales para REPSE es una responsabilidad crucial para las empresas que ofrecen servicios especializados. Aprovechar herramientas como SIFO no solo facilita el cumplimiento, sino que también asegura la calidad y precisión de tus reportes. ¡Prepárate con anticipación y asegura la continuidad de tu negocio sin contratiempos!
Para más información sobre cómo SIFO puede ayudarte con tus obligaciones REPSE, visita nuestro sitio web: SIFO.
