En el entorno fiscal actual, cancelar una factura es más que simplemente anular un documento. El proceso de cancelación bajo el esquema CFDI 4.0 exige una justificación clara y precisa mediante la selección de una clave que indique el motivo de la cancelación. Conocer cuándo y cómo utilizar cada clave es fundamental para mantener la correcta gestión de tus facturas y evitar problemas con el SAT. En SIFO, te explicamos cada una de estas claves y cuándo deberías utilizarlas.
Clave “01” - Comprobantes emitidos con errores con relación
Esta clave se utiliza cuando una factura fue emitida con algún error y se necesita generar una nueva para corregirlo. El error puede estar en cualquier dato del comprobante, como el RFC del receptor, la descripción del producto o servicio, o el monto. La clave "01" se usa específicamente cuando se va a emitir una factura que sustituya a la cancelada. Es obligatorio señalar el folio fiscal de la nueva factura que reemplaza a la anterior.
Ejemplo: Emitiste una factura con un error en el RFC del cliente. Debes cancelar la factura incorrecta y emitir una nueva con el RFC correcto, utilizando la clave “01” y relacionando la nueva factura con la cancelada.
Clave “02” - Comprobantes emitidos con errores sin relación
Esta clave se aplica cuando la factura contiene errores, pero no se emitirá un nuevo comprobante en su lugar. Es decir, la operación reflejada en la factura ya no es válida o no es necesario generar un comprobante sustituto.
Ejemplo: Emitiste una factura con un error en la descripción del servicio, pero decidiste no continuar con la operación y, por tanto, no necesitas emitir una nueva factura. Utilizas la clave “02” para cancelar la factura original.
Clave “03” - No se llevó a cabo la operación
Se utiliza esta clave cuando la transacción que originó la emisión de la factura nunca se concretó. Puede ser que el acuerdo entre las partes se haya cancelado o que el cliente haya decidido no seguir adelante con la compra o el servicio.
Ejemplo: Emitiste una factura para un servicio que el cliente finalmente decidió no contratar. Como la operación no se llevó a cabo, se utiliza la clave “03” para cancelar la factura.
Clave “04” - Operación nominativa relacionada en una factura global
Esta clave es empleada cuando se emitió una factura global que agrupa varias operaciones y, posteriormente, se identifican algunas operaciones específicas que necesitan ser facturadas de manera individual y nominativa. En este caso, se cancela la factura global y se emiten facturas individuales para las operaciones que corresponden.
Ejemplo: Emitiste una factura global por varias ventas, pero luego el cliente solicita facturas individuales nominativas para cada operación. Cancela la factura global utilizando la clave “04” y emite las nuevas facturas individualmente.
Elegir la clave correcta al momento de cancelar una factura es fundamental para cumplir con las normativas del SAT y evitar complicaciones fiscales. Cada clave está diseñada para diferentes escenarios y asegura que el proceso de cancelación se realice de manera precisa y conforme a la ley. En SIFO, contamos con herramientas que te ayudan a gestionar la emisión y cancelación de tus facturas de manera sencilla y eficiente, de esta forma podrás evitar errores y asegurando que tu negocio se mantenga siempre en regla.
